Отправлять по почте трудовую книжку

Содержание

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении, какие имеются особенности

Отправлять по почте трудовую книжку

Бизнес юрист > Трудовое право > Увольнение > Отправка трудовой книжки по почте при увольнении — ситуации и практика

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий наличие отношений между организацией (индивидуальным предпринимателем) и сотрудником в лице гражданина.

Она хранится у работодателя, но после увольнения должна быть передана работнику, она является его собственностью.

Если сотрудник не забирает книжку лично, при определенных обстоятельствах происходит отправка трудовой книжки по почте при увольнении.

Возможность отправки книжки почтой

Любой работодатель обязан вести учет сотрудников, трудовые отношения с которыми длятся более чем пять дней. На данный момент документом, который используется для такого учета, считается трудовая книжка. Существующие правовые нормы четко определяют данную обязанность, ровно, как и порядок заполнения книжек, их приобретения, хранения и возврата сотрудникам.

Статья 84.1 Трудового кодекса РФ устанавливает, что любой сотрудник, который увольняется с работы, должен получить назад свою трудовую книжку тогда, когда расторгается его трудовое соглашение. В документ вносится условие о прекращении отношений, основании, после чего он возвращается уже бывшему сотруднику.

Работодатель, который не выполнит все зависящие от него действия, должен будет выплачивать заработную плату в полном объеме до момента ее выдачи. Но если работник просто отказывается принимать документ, не ставит свою подпись или попросту не является на рабочее место, работодателю остается лишь воспользоваться услугами почтовой связи. Эту возможность прямо предусматривает законодатель.

Просто направить книжку не получится. Сначала придется направить ему соответствующее уведомление, которое будет содержать указание на необходимость вручения документа. Работник может забрать ее либо передать согласие на отправление почтой, после чего работодатель сможет воспользоваться почтой для выполнения своего обязательства.

Действия работодателя

Существует несколько действий, которые обязательно должен выполнить работодатель:

  1. Прекращение имеющихся трудовых отношений по одной из законных причин. Например, увольнение производится по соглашению работника и работодателя, из-за совершения дисциплинарного проступка и так далее, в данном случае не будет никакой разницы для последующей процедуры.
  2. Попытка передать документ лично в руки. Сделать это нужно в первые сутки после увольнения. Отказ в получении на практике возникает, преимущественно, при несогласии с фактом увольнения или с его причинами.
  3. Высылка уведомления о получении книжки работнику. Если данный шаг не будет выполнен, работодателя ждут существенные последствия, например, в виде необходимости выплаты зарплаты до фактического вручения документа сотруднику.
  4. Получение выраженного документально согласия на пересылку. Без такого согласия процедура не может быть осуществлена и книжка остается на хранении у работодателя.
  5. Направление книжки посредством почты. Производится в соответствии с установленными требованиями. Направление простым письмом недопустимо.

Направление уведомления фактически освобождает работодателя, которым может быть как организация, так и индивидуальный предприниматель, от выплаты заработной платы до фактической передачи документа. Считается, что соблюдение установленной процедуры выгодно самому работодателю, а уже потом – его бывшему работнику.

Книжка направляется почтой, если работник согласился на подобные действия. Оно могло быть подано и заранее. Отдел кадров должен выслать документ в срок, не превышающий три рабочих дня.

Шаги работника для получения трудовой книжки почтой

Несомненно, сотрудник заинтересован в получении своей трудовой книжки. Вариантов у него два – забрать ее самостоятельно или дать свое согласие на получение книжки через почту.

Второй вариант используется, например, если сотрудник избегает личного контакта с бывшим руководством (чаще всего встречается в небольших организациях, где имеют место личные отношения) или если фактически работник уже находится в ином городе/селе. Но возможны и иные случаи.

Главное, что нужно сделать лицу – подать свое согласие на получение книжки почтой. Сделать это можно заранее, например, еще во время работы или уже после увольнения. Такой документ подается как лично, так и через почту.

В согласии должны быть указаны следующие моменты:

  • Полные реквизиты сотрудника, а также данные его трудового договора. Указывается его полное имя, в соответствии с официальной документацией, адрес регистрации, а также дата и номер его договора с работодателем.
  • Дата расторжения договора (когда согласие подается уже после).
  • Выраженное согласие на получение документа почтовым отправлением.
  • Адрес для направления письма. Это не обязательно будет место по регистрации, допускается направление и по иным реквизитам.
  • Дата заявления и подпись. Без подписи бумага не рассматривается вовсе.

Строгой формы не существует. Документ составляется как угодно, главное, чтобы в нем четко прослеживалось согласие от конкретного сотрудника.

Если заявление будет отсутствовать у работодателя, то книжка будет храниться у него, пока такое согласие не будет получено или пока бывший работник не заберет книжку собственноручно.

Требования к процедуре направления книжки

Законодательство содержит некоторые правила, которые должны соблюдаться работодателем. Их нарушение может повлечь ряд негативных последствий. Следует учесть факторы:

  • Направление книжки без выраженного согласия бывшего работника на совершение такого действия не допускается. В такой ситуации она передается на хранение в отдел кадров, а впоследствии в архив.
  • В данном случае, для направления документации используется процедура отправки ценных писем, а также опись вложения. Желательно дополнительно использовать уведомление о вручении. Работодатель сможет отслеживать движение письма по трек-номеру, через официальный сайт Почты России.
  • Уведомление об обращении в отдел кадров за получением документации направляется в адрес сотрудника в обязательном порядке. Устного предупреждения будет недостаточно.

Действующее законодательство, а именно статья 84.1 Трудового кодекса РФ, содержит перечень к документу, которым выражается требование к сотруднику о явке в отдел кадров за трудовой книжкой:

  • Полные реквизиты сотрудника, то есть его фамилия, имя и отчество. Указывать нужно строго так, как имеется в документации, например, в трудовом договоре.
  • Адрес регистрации или места жительства гражданина.
  • Реквизиты организации или индивидуального предпринимателя, направляющего уведомление: название (ФИО для ИП), адрес и так далее.
  • Исходящий номер уведомления, а также дата заполнения документа.
  • Дата, когда соответствующее трудовое соглашение было расторгнуто.
  • Сведения о том, что документ не вручался до этого момента ни одним из способов.
  • Указание на необходимость вручения бумаги собственноручно или на выражение работником согласия на ее пересылку почтой. У сотрудника должен быть выбор между двумя этими вариантами.
  • Адрес, по которому может быть произведена передача документа, например, адрес отдела кадров.
  • Реквизиты сотрудника, который подписывает письмо, а также печать организации или ИП, если имеется.

Отсутствие каких-либо реквизитов говорит о несоблюдении установленного порядка. Уведомление будет считаться ненаправленным.

Трудовая книжка должна быть обязательно возвращена сотруднику после его увольнения, независимо от причины. В случае отказа работника в получении или отсутствии такой фактической возможности, работодатель обязан уведомить его о необходимости получения документа, в противном случае он получает обязанность по выплате заработной платы до момента вручения документа.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/trudovoe/uvolnenie/otpravka-trudovoj-knizhki-po-pochte-pri-uvolnenii.html

Отправка трудовой книжки почтой при увольнении

Отправлять по почте трудовую книжку

19.09.2018

В последний день работодатель должен осуществить полный расчет с сотрудником и выдать ему денежные средства, трудовую и иные документы.

Отправка трудовой книжки почтой при увольнении частая практика. Данная процедура должна быть проведена в соответствии со всеми нормами, предъявляемыми на законодательном уровне.

В противоположном случае работодателя могут привлечь к ответственности.

Можно ли

Трудовая книжка является важным документом, который выдается гражданину при первичном трудоустройстве. В ней отражается вся трудовая деятельность сотрудника. Данный документ является основным при подсчете общего трудового стажа, необходимого для получения надбавок к пенсионному обеспечению.

При трудоустройстве в трудовую вносится запись о приеме на работу, после чего она остается у работодателя и храниться в несгораемом сейфе. В соответствии со ст. 84.1 ТК России после расторжения трудовых отношений заполненная книжка должна быть выдана работнику на руки, о чем будет свидетельствовать его подпись в журнале учета трудовых книжек.

Если работодатель своевременно не предоставит данный документ сотруднику, то его могут привлечь к ответственности с последующим наложением штрафа.

Для предотвращения возникновения негативных последствий работодатель может воспользоваться услугами почты. Чтобы отправить трудовую книжку необходимо получить разрешение владельца, оформленное в письменном виде.

Для этого директор организации обязан распорядиться об отправки уведомления, в котором требуется указать на необходимость получения трудовой в отделе кадров, а также спросить разрешение на пересылку документа почтой.

Порядок действий работодателя

Для того, чтобы сотрудник не смог с помощью судебных органов привлечь работодателя к ответственности, при условии, что работник отсутствовал в последний день на рабочем месте или отказался получать документ, директор организации обязан выполнить ряд действий:

  • провести процедуру увольнения в соответствии со всеми нормами, предусмотренными действующим законодательством, в результате чего трудовые отношения с работником будут полностью расторгнуты;

Образец приказа об увольнение по соглашению сторонОбразец записи в трудовую книжку об увольнение по соглашению сторон

  • попробовать лично передать сотруднику трудовую книжку. Сделать это необходимо в течение первого дня после увольнения. Как правило, отказ работника от получения трудовой связан с несогласием самого факта расторжения трудовых отношений или причин, по которым оно осуществляется. Чаще всего, если увольнение проводится по инициативе работника, то неполучение трудовой аргументируется забывчивостью работника или отсутствием возможности лично присутствовать при увольнении;
  • если передать лично трудовую не получилось, то необходимо в кратчайшие сроки направить по адресу проживания сотрудника уведомление о необходимости получения данного документа. Если работодатель проигнорирует данную необходимость, то в судебном порядке его могут обязать выплатить сотруднику денежную компенсацию в размере заработной платы за все дни, когда работник не мог осуществлять трудовую деятельность в связи с отсутствием документа;
  • получить согласие владельца книжки, оформленное в письменной форме, на пересылку документа с помощью почты;
  • обратиться в ближайшее отделение почты и отправить трудовую книжку с помощью заказного письма с уведомлением о получении по адресу проживания сотрудника или по другим реквизитам, указанным самим гражданином.

Если работник заблаговременно знал, что не сможет лично получить трудовую книжку в последний день, то он может подать заявление (или включить необходимые данные в заявление об увольнении), в котором выразит просьбу об отправке трудовой на домашний адрес или укажет иные реквизиты. В такой работодатель обязан в последний день переслать трудовую работнику. При этом необходимость направления уведомления автоматически аннулируется.

Порядок действий работника

Сотрудник также заинтересован в получении трудовой, так как без нее он не сможет трудоустроиться на новое место. После получения уведомления от работодателя, сотруднику достаточно выразить свое согласие на пересылку документа по почте.

Для этого работник может просто поставить отметку на уведомлении о том, что он согласен на пересылку трудовой, или составить отдельный документ. Он не имеет унифицированного образца, что позволяет сотруднику составлять его в произвольной форме.

В документа может быть указана информация:

  • о ФИО сотрудника, точном адресе его проживания, а также дате и номере договора, который ранее был заключен с организацией;
  • о дате, когда был расторгнут договор (необходимо, если согласие направляется после увольнения);
  • о согласии сотрудника на пересылку трудовой книжки с помощью почты;
  • о реквизитах, куда следует направить трудовую. Данный адрес может не совпадать с местом регистрации уволенного сотрудника.

В конце необходимо поставить дату его составления и подпись заявителя, без которой документ не имеет юридической силы.

На законодательном уровне закреплена обязанность руководителя организации в выдаче трудовой книжки ее владельцу в день расторжения трудовых отношений.

Если работник по какой-то причине отсутствовал на рабочем месте или отказался от получения трудовой, то директор фирмы обязан направить ему уведомление.

После отправки уведомления с работодателя снимается вся ответственность за невыдачу документа. Без согласия владельца книжки, ее пересылка с помощью почты запрещена.

Отправка трудовой книжки почтой при увольнении Ссылка на основную публикацию

Источник: https://u-volnenie.ru/posts/otpravka-trudovoj-knizhki-pochtoj-pri-uvolnenii

Заявление на возврат трудовой книжки по почте

Отправлять по почте трудовую книжку

В последний рабочий день увольняющегося сотрудника работодатель должен рассчитаться с ним и выдать ему на руки трудовую книжку (ст. 84.1 ТК РФ).

Никаких заявлений от работника для получения трудовой не требуется, т.к. это обязанность работодателя, установленная законом.

Но как быть, если уволившийся работник своевременно не забрал свою трудовую? Можно ли выслать трудовую книжку по почте – разберемся в нашей статье.

Работник не забрал трудовую – ответственность работодателя

Для работодателя подобная ситуация чревата административным наказанием, даже если его вины в невыдаче документа нет – ведь работник мог не явиться в последний день на работу, отказаться от получения трудовой и т.п.

КоАП РФ устанавливает штраф в размере 1000 – 5000 руб. для ИП и должностных лиц, а для компаний 30 000 – 50 000 руб.

Также работодателю придется возместить работнику не полученный им средний заработок, поскольку у того не было на руках трудовой, а значит он был лишен возможности устроиться на новую работу (ст. 234 ТК РФ).

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Чтобы избежать подобного развития ситуации, работодатель должен обезопасить себя, как можно быстрее направив бывшему работнику уведомление о том, что ему нужно явиться на бывшую работу для получения трудовой книжки, либо дать свое письменное согласие-заявление на получение трудовой книжки по почте (пересылать трудовую без согласия ее владельца нельзя). В этом случае ответственность с работодателя за несвоевременную выдачу документа снимается (ст. 84.1 ТК РФ). О том, как составить такое уведомление мы рассказывали в нашей статье ранее, а здесь рассмотрим, каким должно быть заявление на возврат трудовой книжки по почте от работника.

Составляем заявление на отправку трудовой книжки по почте при увольнении

 Если бывший работник не может (или не хочет) прийти за трудовой, он направляет работодателю письмо с просьбой направить документ ему по почте, выражая свое согласие на пересылку. Единой формы такого заявления нет, оно составляется произвольно, но определенная информация в нем должна содержаться обязательно.

В письме бывший работник должен указать следующее:

  • наименование и адрес организации – работодателя (ФИО и адрес работодателя – ИП);
  • свои данные (ФИО, адрес, телефон для быстрой связи);
  • основная часть должна содержать фразу, что бывший работник дает согласие на то, чтобы отправить трудовую книжку по почте;
  • также нужно указать точный почтовый адрес, по которому работодателю следует выслать документ.

Написать заявление можно как от руки, так и на компьютере. В конце необходимо поставить собственноручную подпись и дату написания. Заявление отправляется по почте на адрес работодателя (лучше заказным письмом с уведомлением о получении) или передается иным образом (лично, курьером и т.п.).

Заявление на пересылку трудовой книжки почтой – образец

Директору ООО «Прибой»Крюкову А.С.г. Москва, ул. Светлая, д. 6, корп. 7, оф. 112от Павлова Ильи Семеновича125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45Тел. 8 (903) 1111234

ЗАЯВЛЕНИЕ

на пересылку трудовой книжки почтой

В ответ на ваше Уведомление № 25 от 05 сентября 2018 г., я, Павлов Илья Семенович, сообщаю, что согласен на пересылку мне моей трудовой книжки по почте.

Прошу направить трудовую книжку ценным письмом по следующему адресу:

125503, г. Москва, ул. Речная, д. 113, кв. 45, Павлову И.С.

14.09.2018 г. Павлов

Как забрать трудовую книжку по почте?

Когда ценное письмо от работодателя придет в почтовое отделение по указанному в заявлении адресу, в почтовый ящик бывшего работника принесут соответствующее извещение. На обороте его заполняются паспортные данные получателя, затем это извещение вместе с паспортом нужно предъявить на почте. Работники почтового отделения выдадут письмо с трудовой книжкой на руки.

Работодателю: как правильно отправить трудовую книжку по почте

Получив согласие на пересылку, чтобы быть уверенным, что трудовая дошла до получателя, ее необходимо выслать ценным письмом (с описью вложения), и обязательно – с уведомлением о получении адресатом.

Даже в случае потери документа почтовой службой в процессе пересылки у отправителя останется доказательство того, что он выполнил свою обязанность по возврату трудовой книжки. Таким подтверждением служит опись, в которой указано наименование отправляемого документа – трудовая книжка конкретного лица, и стоит почтовый штемпель с датой отправки.

Источник: https://spmag.ru/articles/zayavlenie-na-vozvrat-trudovoy-knizhki-po-pochte

Отправка трудовой книжки по почте при увольнении

Отправлять по почте трудовую книжку

Вопрос-ответ   4 октября 2018 / Бесплатная юридическая консультация

Трудовая книжка – это главный документ, где отображаются все трудовые записи сотрудника. Формуляр на момент труда хранится в собственности организации. Однако, при аннулировании договора, бумагу тут же возвращают его обладателю. Если же работник при увольнении не имел случая самостоятельно взять трудовую книжку, то произойдёт отправка документа по почте.

Особенности отправления трудовой книжки через почтовое отделение

Наёмник вправе полноправно использовать нормы, допускающие отправление трудовой книжки хозяину при увольнении, пересылкой почтовым отделением.

Если сотрудник официально потребовал вернуть формуляр, то работодатель обязан выполнить просьбу, неважно как.

Отправка бланка заполнения через почту разрешается, когда сотрудник:

  • живёт в другой отдалённой местности;
  • уволен во время командировки, стажировки в дальнем регионе;
  • уехал в отпуск, но при этом оставил заявление о последующем увольнении;
  • не имеет шанса лично забрать формуляр.

Правильное оформление заявления на отправку работником

В тот день, когда трудовой договор прекратился, наёмник должен тут же расплатиться с работником. Выплатить зарплату до копейки, также компенсацию за отпуск, если его не использовали. Обязательно в тот же день вернуть документ.

По инициативе сотрудника целесообразно вручить заверенные ксерокопии документов, которые связаны с трудовой деятельностью. К ним относятся: приказ о принятии на работу, приказ о назначении на иное место труда, и о прекращении активной деятельности, выписки из формуляра, справки о зарплате, и иные копии.

Если, для получения документов, которые связаны с трудом, работнику нужно обращаться к работодателю письменным образом, то возвращение формуляра при увольнении происходит моментально. Значит, совершенно не обязательно для этого писать заявление о выдаче бумаги.

Бывают такие моменты, если на время прекращения деятельности, работник не получил документ по своей вине, например, он отсутствовал на работе в день увольнения, или он по каким-то обстоятельствам не хочет принять документ. Тогда, при увольнении возврат трудовой книжки уволившемуся сотруднику возможен по почте, придерживаясь всех правил пересылки.

Форма

В заявке сотрудник описывает просьбу, где обозначается дата, когда наёмник обязан отправить ему на действительный адрес формуляр письмом. Заявка оформляется аккуратно и ясным почерком или же с помощью компьютера обычным шрифтом.

Что пишем

Заявление разрешается писать свободным образом, так как таковой установленной формы не существует. Однако если организация имеет свой определенный образец, тогда обязательно придерживаются этого варианта заполнения, при этом обратившись в отдел кадров. Необходимо соблюсти все их требования для написания заявления.

! Нужно учесть, что заявление принимают только в отделе кадров, и если сотрудник согласен, то с его разрешения делают копию данного заявления. Также в бумагу обязательно ставится печать и роспись нанимателя.

В заявке указывают следующее:

  • ФИО сотрудника;
  • адрес места прописки и действительный адрес проживания;
  • все данные организации или ИП, который должен направить уведомление: наименование организации или ФИО для ИП, адрес и так далее;
  • исходящий номер и дату заполнения;
  • время, которое доказывает прекращение трудового соглашения;
  • информацию подтверждающую, что ранее документ никому не вручался никаким способом;
  • при необходимости указать согласие на пересылку трудовой книжки почтой или же собственноручно;
  • адрес, куда должен направиться документ;
  • данные сотрудника, подписавшего письмо, печать с места бывшей работы.

Согласие на отправление

Это такой вид документации, который предусматривает правильные нормы хранения, также передачи. Необходимо придерживаться установленному порядку, благодаря чему пересылка разрешается однозначно с согласия хозяина.

Скачать бланк согласия отправки трудовой .doc

Данное согласие получают только письменным образом с соответствующей формулировкой, где ясно объясняется о том, что хозяин просит переслать документ туда, как указано на адресате.

Обычно просьба выражается в следующем:

  1. Отдельно вписывают формулировку в заявлении об уходе с места работы.
  2. Пишут отдельное заявление, помимо заявления об уходе с работы. Дополнительное заявление прилагается к основному.
  3. Передают телеграммой с подтверждением подписи отправителя оператором телеграфа.

Правила, по которым разрешается отправить формуляр по почте:

  1. Необходимо составить уведомление, оно обязательно подписывается работником.
  2. Далее уведомление нужно передать служащему почты, чтобы его заверить. В конверт должны положить опись, а оригинал должен находится у заявителя с почтовой пометкой о принятии. Нужно заполнить уведомление о его получении. Форма передачи должна быть заказной.
  3. Прежде чем отправить формуляр, нужно заплатить госпошлину для пересылки.
  4. Когда письмо прибыло и было получено представителем работодателя, то уведомление должно вернуться на почту, или же на адрес работника с пометкой о вручении.

Если работник находится в другом городе и самостоятельно забрать формуляр он не может, то существует несколько способов это сделать:

  • через почту должно быть направлено заявление о передаче формуляра туда, где находится бывший сотрудник;
  • в нотариусе выписать доверенность и заверение на вручение документа у нанимателя.

Письмо уведомление

Самым верным решением станет отправка письма с уведомлением при помощи почты. Таким образом гражданин будет информирован о том, где находится отправленное его письмо. Когда извещение будет получено, гражданин будет об этом оповещён.

Необходимо выбрать способ отправки письма, лучше всего, если это будет уведомление, при этом нужно указать ценность этого письма. Нужно будет тогда заплатить за ценное уведомление.

Законодательная база

Нормативная база имеет полную информацию, как проводится передача бланка через почту России, так же там прописана форма-уведомление о согласии на передачу формуляра: инструкция №69 от 2003 г, которая утверждена министерством РФ; трудовой кодекс РФ.

Принятые правила, имеющиеся в своде законов нужны, чтобы права сотрудников соблюдались правомерно. На деле никакой наниматель не желает бегать по отделениям почты, и ещё просить отправить формуляр. Необходимо ценить не только своё время, но и время других. Не забывать забирать свой документ вовремя.

Источник: https://Pensiolog.ru/academy/otpravka-trudovoi-knizhki-pri-uvolnenii-po-pochte/

Как и в каких случаях можно отправить трудовую книжку уволенному работнику по почте

Отправлять по почте трудовую книжку

Если сотрудник не может самостоятельно явиться за документом, то тогда у начальства возникает вопрос, как отправить по почте трудовую книжку  уволенному работнику.

Её человек должен получить на руки после сокращения, и происходит это в большинстве случаев в последний рабочий день. Если же не удалось отдать документ лично, например, человек не пришёл, то тогда подходящим вариантом становится пересылка через почтовое отделение.

Но нужно знать, как отправить трудовую книжку по почте, чтобы процесс прошёл в соответствии с законодательством.

Запись об увольнении

Причины уволить бывают разные, например, невыполнение обязанностей или прогулы. Так же работник может сам изъявить желание уйти, и данное решение одобрит начальник. В любом случае нужно в трудовую книжку внести запись, которая подтвердит факт сокращения. Делается отметка определённым образом.

Есть специальный раздел в трудовой книжке, куда ставятся записи, касающиеся профессиональной деятельности человека. Там есть отметки про приём на работу и про повышения. Также именно на данной странице увольняемому сотруднику нужно написать, что он был сокращён в конкретный день и по определённой причине.

Необходимо следовать данному порядку:

  1. В первой графе проставить порядковый номер. Узнать его можно, посмотрев на предыдущую запись.
  2. Во второй указать дату увольнения. Ею считается последний рабочий день. В редких случаях конец отпуска, если человек был сокращён во время отдыха.
  3. В третью нужно внести сведения по поводу самого увольнения, его причину. Нужно сослаться на статью из трудового кодекса, указав конкретный её пункт.
  4. В четвёртой графе нужно написать приказ, по которому и было осуществлено увольнение.

Возврат трудовой книжки нужно сделать сотруднику, как только он отработает последний день в компании. Если уволившегося человека не удалось застать, то  тогда уже придётся воспользоваться почтой. Отметим, что нет наказания для сотрудника за то, что он не взял своевременно свой документ.

Начальство обязано хранить книжку до тех пор, пока она не будет вручена уволившемуся. То есть, документ нельзя выбросить или уничтожить, так как подобные действия незаконны. Нужно дождаться, пока человек даст ответ. Он может предпочесть отправку трудовой через почтовое отделение, но возможен и такой вариант, что он пришлёт за ней кого-то из близких людей или знакомых.

Варианты получения книжки

Есть разные способы вручения трудовой книжки при увольнении, и выбрать можно наиболее подходящий для конкретного случая. Чаще всего документ вручают лично в руки, когда человек уходит из компании. Часто работодатель требует расписку о том, что трудовую выдали в срок и в надлежащем состоянии. После этого человек сам заботится о сохранности книжки до тех пор, пока не найдёт новую работу.

Бывает и такое, что личность не может прийти в компанию, например, нет возможности приехать из другого города. Тогда можно рассмотреть такой вариант, как получение по доверенности. Понадобится выбрать представителя, который смог бы явиться в организацию и получить там документ. После этого нужно оформить на него доверенность и заверить её у нотариуса.

Доверенному лицу останется только прийти в компанию, представить конкретную официальную бумагу и взять книжку. Вероятно, в этом случае также потребуют расписку о том, что представитель взял трудовую и не имеет никаких претензий к ней или к компании.

Последний вариант – отправление трудовой книжки по почте. Его рассматривают, как правило, если человек и сам явиться не может, и прислать ему некого. Для начала следует работодателю связаться с бывшим сотрудником, например, по телефону или же, направив уведомление.

Как только будет получен ответ, можно будет сделать пересылку книжки. Обязательно нужно отправлять письмо с уведомлением о вручении, чтобы избежать проблем. Как только гражданин явится на почту за своим документом, работодатель больше ничего не будет ему должен.

Отправление по почте

Начальник должен понимать, что удержание трудовой является нарушением законодательства, поэтому если компания не выслала уведомление в отведённый срок, то за подобное положено наказание. Не следует сразу посылать документ, всегда нужно начинать с обычных писем, которые проинформируют личность.

У некоторых возникает вопрос, можно ли отослать книжку через почтовое отделение. Как уже говорилось, такая возможность существует, однако при одном условии.

Важно! Увольняющийся человек должен дать своё согласие на отправление. Без него не следует ничего пересылать.

Если начальство отправило уведомление, то тогда не будет необходимости отвечать за задержку документа. Потому как даже если человек, который раньше не работал на компанию, не заберёт книжку в течение нескольких недель или месяцев, то руководству за подобное ничего не будет. Компания свою задачу выполнила, и теперь остаётся только дождаться прихода гражданина.

Получив согласие от человека, понадобится правильно отправить трудовую. Отсылать её можно только письмом с уведомлением, данное правило прописано в законодательстве.

Если вдруг поступило заявление на отправку трудовой книжки от бывшего сотрудника, то работодатель должен будет отреагировать в течение 3-х рабочих дней.

Если компания этого не сделает, то тогда будет считаться, что она нарушила законодательство.

Довольно редко возникают трудности с возвращением этого документа.

Но если всё же по каким-либо причинам бывший работодатель не отдаёт трудовую и не реагирует на просьбы, то тогда можно подать на него в суд.

Потому как по закону после увольнения человеку должны сразу отдать книжку. Даже если не удастся сразу забрать документ, то он должен будет храниться, чтобы потом при обращении можно было сразу отдать.

По решению суда компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей или приостановить деятельность на 3 месяца. Для индивидуальных предпринимателей штраф составляет до 5 000 рублей. Однако при повторном нарушении сумма будет значительно увеличена. Например, организацию оштрафуют на 70 000 рублей, а индивидуального предпринимателя на 20 000 рублей.

Получение в почтовом отделении

Следует также рассмотреть вопрос, как забрать трудовую книжку по почте. Прежде всего, нужно будет её запросить, если человек уже уволился. Нужно будет договориться с бывшим работодателем.

Можно, к примеру, отправить через почту письменное заявление. Нет установленной формы, поэтому можно писать своими словами, изложив просьбу.

После необходимо будет отправить письмо на адрес организации.

Компания должна будет оперативно отреагировать на просьбу человека и переслать ему книжку. Причём не понадобится предварительно отправлять уведомление. Как только письмо придёт, человеку потребуется явиться за ним на почту после получения извещения. С собой нужно иметь национальный паспорт, чтобы подтвердить свою личность и забрать трудовую книжку.

Рекомендуется проверить документ и убедиться в наличии отметок и в их правильности. Может оказаться, что работник отдела кадров будет ссылаться на другую статью, указывая причину увольнения. Бывает и такое, когда неправильно указывают название организации.

В любом случае, если есть погрешности, то тогда нужно прийти в компанию и потребовать, чтобы внесли исправление. После того, как издадут соответствующий приказ, в отделе кадров внесут поправки, признав прежнюю отметку недействительной.

Тогда можно будет использовать трудовую книжку по назначению.

Источник: https://KadrovyhDel.ru/trudovaya/knizhka-kak-otpravit-rabotniku-po-pochte.html

В каких случаях при увольнении можно получить трудовую по почте

Отправлять по почте трудовую книжку

Требования законодательства обязывают работодателя оформить разрыв трудового соглашения в последний трудовой день сотрудника и выдать ему трудовую книжку. Но случается, что гражданин по каким-то причинам не забрал этот документ. Тогда осуществляется отправка трудовой книжки по почте при увольнении. Такая процедура имеет определённые нюансы, которые нужно учитывать.

В каких случаях это возможно

Чтобы разобраться, когда необходимо отсылать гражданину почтой документ, подтверждающий его трудовой стаж, целесообразно рассмотреть распространённые типовые причины, из-за которых возникают подобные ситуации.

Итак, отсылка документов после увольнения почтой обычно осуществляется, если:

  • увольняющийся трудится в филиале компании, расположенном в другом городе, а все официальные бумаги хранятся в основном офисе;
  • увольнение осуществлялось одновременно с оформлением отпуска (заявление писалось с просьбой прекратить трудовые отношения в последний отпускной день);
  • гражданин был направлен в продолжительную командировку (стажировку, практику) и уже оттуда подал прошение о разрыве трудового договора, где указал, что трудовую книжку ему следует прислать домой почтой;
  • трудовые отношения были прекращены по приговору суда либо же по инициативе администрации вследствие выявления фактов грубого нарушения трудового законодательства;
  • прекращение соглашения о трудовой деятельности с женщиной, находящейся в декрете, по её собственному заявлению;
  • по иным причинам дистанционного увольнения, когда об этом просит сам увольняющийся.

Важно отметить, отправка трудовой книжке почтой – это для администрации вынужденная мера, когда отсутствует возможность вручить документ лично увольняющемуся гражданину.

Либо присутствует письменное обращение сотрудника на отсылку трудовой книжку непосредственно ему домой почтой.

Работодатель не имеет полномочий проявлять какую-либо инициативу, чтобы выслать почтой личные материалы сотруднику, особенно когда последний может самостоятельно прийти и забрать их в кадровом подразделении компании.

Для отсылки материалов почтой требуется веское основание. В противном случае такой факт расценивается как задержка выдачи документа с вытекающими из этого юридическими последствиями для работодателя.

Отсутствие подписанного обходного листа, а также окончательного расчёта на дату увольнения не являются основанием, чтобы задерживать выдачу положенных гражданину официальных бумаг.

Если выполнить такие действия несвоевременно (в срок не позднее 3 рабочих дней), работодателю может грозить солидный штраф. Исключение могут составлять случаи, когда место нахождения владельца трудовой книжки неизвестно.

Тогда официальные материалы о трудовой деятельности останутся храниться в архиве компании пока не станут востребованными.

Как оформляется согласие на почтовую пересылку трудовых документов

Учитывая, что трудовая книжка сопровождает сотрудника весь период рабочей деятельности, передача её от работодателя к работнику должна осуществляться из рук в руки. Пересылать этот документ почтой можно только тогда, когда этого желает сам работник.

Но перед тем как отправить трудовую книжку по почте, необходимо получить письменное согласие на осуществление таких действий. Оно может выражаться таким образом:

  1. Отдельной фразой в общем заявлении на увольнение. В таких случаях эта фраза пишется отдельным абзацем после формулировки причины увольнения. Обычно такое заявление также присылается почтой либо подаётся сотрудником заблаговременно (например, перед уходом в отпуск, по окончании которого сотрудник решил уволиться).
  2. Отдельным заявлением. Оно может подаваться как с основным заявлением об увольнении, так и после получения зарегистрированного приказа об увольнении.
  3. Путём уведомления работодателя о необходимости отправки трудовой книжки почтой телеграммой. Формулировка пишется в произвольной форме, но должна полностью раскрывать суть пожелания. Поэтому экономить на словах в таких случаях не стоит.

Следует отметить, что отдельные компании рассматривают письма пользователей, присланные по электронной почте как их личное заявление. Тут следует учитывать, что интернет-переписка обычно осуществляется по незащищённым каналам, поэтому в правдивости такого сообщения могут возникать сомнения.

Как вариант, пользователь пишет заявление от руки, сканирует его и уже так пересылает своему работодателю. Такой документ может быть принят к рассмотрению при условии, что оригинал будет позже переслан обычной почтой.

Почтовая пересылка трудовых документов допускается, когда этого желает владелец и предоставил письменное согласие на такую пересылку. Отправляется ценным письмом с получением обратного уведомления о получении документов.

По желанию владельца трудовая книжка может пересылаться и другими способами, либо доставляться с помощью курьера. Оплата за такой тип пересылки вычитается с причитающегося увольняющемуся сотруднику компенсационного жалования. Оптимально, если всё это будет изначально предусмотрено в заявлении гражданина на осуществление ему доставки трудовой книжки.

Когда трудовая книжка отсылается без согласия

В жизни периодически возникают ситуации, требующие от работодателя выполнить возложенные на него обязательства по части полного финансового и документального расчёта с уволенным сотрудником. И в некоторых ситуациях приходится проявлять инициативу и отправлять документ через почтовое отделение на домашний адрес уволенного труженика.

Это возможно в таких случаях:

  • увольняемый труженик категорически отказался забирать причитающиеся ему бумаги и книжку в завершающий трудовую деятельность день;
  • увольнение гражданина выполнено по инициативе администрации, и сотрудник отказывается ставить подпись и забирать свои документы;
  • когда работодателю известен домашний адрес уволившегося гражданина, на момент увольнения он отсутствовал на рабочем месте и не желает что-либо писать (согласие на отправку документов почтой).

Нужно учитывать, трудовая книжка – официальный учётный документ. Поэтому её отправка владельцу должна осуществляться по чётким правилам. Пересылка должна выполняться исключительно ценным письмом, внутрь которого вкладывается опись. Описывать всё содержимое необходимо тщательно, чтобы в дальнейшем не было возможности обвинить этого работодателя в халатности во время работы с документами.

Перед тем, как отсылать такое письмо, кадровому подразделению придётся выполнить некоторые подготовительные шаги:

  1. Составить письменное адресное уведомление уволенному работнику о необходимости прийти забрать трудовую книжку лично либо направить своё письменное заявление с разрешением её переслать.
  2. В присутствии не менее 3 лиц составить акт, что сотрудник отказался забирать документ лично и не захотел направлять в отдел кадров письменное заявление на пересылку.
  3. Отправка конверта с официальными бумагами (должно быть ценное письмо с описью и ответным уведомлением).
  4. Получение обратного оповещения, что документ успешно вручён владельцу. Это и будет основанием считать, что увольнение труженика и расчёт выполнены в полном объёме.

Отправление официальных материалов без согласия допускается, только когда бывший труженик по каким-либо причинам отказался самостоятельно забирать трудовую книжку с отдела кадров.

Почему важно делать это через почту

Сегодня почта России остаётся одним из надёжных источников передачи информации, которому такое право делегировано на государственном уровне.

Здесь действует свой чёткий внутренний порядок, по которому пошагово расписано, как действовать в разных ситуациях.

При этом, если документ не найдёт адресата либо же этот адресат откажется по каким-то причинам его получать, посылка (письмо) будет возвращено на отделение, из которого оно отправлялось.

Таким образом, работодатель получает гарантию доставки документа владельцу либо возврата обратно для необходимости дальнейшего архивного хранения. В любом случае риск потери документа сводится к нулю. Почтовые уведомления и отметки являются должным доказательством, что все возложенные на работодателя функции были выполнены в полном объёме.

Конечно, отправление может осуществляться и другими способами:

  • любым доступным почтовым оператором. Условия такой отправки и оплаты необходимо заранее письменно согласовать. Тут же целесообразно требовать от заявителя заверения не предъявлять претензий из-за потери документов во время пересылки;
  • курьером. Условие также заблаговременно оговаривается письменно. Все риски потери официальных бумаг здесь также ложатся на получателя;
  • через представителя. Тут уполномоченному лицу придётся оформить нотариально удостоверенную доверенность. Только так отдел кадров сможет выдать трудовую книжку прекратившего работу в компании сотрудника.

Выбирается наиболее удобный способ для сотрудника и более надёжный для руководителя.

Если пересылка официальных бумаг осуществлялась почтой либо другим доступным способом, необходимо сохранить все квитанции, уведомления, отчётные формы, подтверждающие факт отправки, когда и на чьё имя отправлялись бумаги. Такие документы необходимо приобщить к личному делу сотрудника, а дальше хранить всё время, пока будет храниться личное дело.

Такие действия помогут доказать работодателю, что он делал всё правильно и подтвердить его слова о том, что он направлял документы сотруднику, если они вдруг потеряются при пересылке.

К тому же при наличии квитанций и других документов, подтверждающих пересылку отличным от обычной почты способом, курьерской службе можно предъявить иск о требовании возместить нанесённый ущерб утерей документов.

Типичные ошибки

Ниже приведены типичные ошибки, допускаемые работодателями, когда ввиду неизвестных причин гражданин лично не забрал трудовую книжку.

Ошибки:

  1. На дату разрыва трудового соглашения труженик отказался забирать трудовую книжку, а кадровой специалист уже на следующий день отправил её почтой. Тут нарушена процедура. Изначально нужно направить сотруднику уведомление, где предложить прийти и лично забрать документ о трудовой деятельности. Не составлен акт отказа, ведь только после этого можно осуществлять такую операцию.
  2. Документ о трудовом стаже был передан через близкого родственника, работающего на этом же предприятии. Также считается грубым нарушением. Ибо в случае потери книжки либо возникновения претензии со стороны бывшего сотрудника работодателю грозит солидный штраф.
  3. В качестве письменного подтверждения на пересылку принято письмо по электронной почте. Такая форма общения не признается официальной перепиской. В дальнейшем при рассмотрении такого дела судом будет считаться, что согласия работника не было.
  4. Трудовая книжка после получения заявления на её пересылку отправлена обычным письмом. Здесь невозможно доказать, что действительно осуществлялась процедура отправки документов.
  5. По письменному заявлению бывшего сотрудника документ о трудовой деятельности передан его представителю. Такие действия недопустимы, если у представителя отсутствует должным образом оформленная доверенность. Исключение может составлять почтовый курьер из официальной курьерской службы.

Чтобы избежать ответственности за нарушение процедуры выдачи трудовой книжки, отдавать документ необходимо непосредственно владельцу либо по официальным каналам передачи информации, предварительно заручившись письменным согласием получателя.

Отправка трудовой книжки посредством почты осуществляется только в исключительных случаях. Лучше уговорить сотрудника самостоятельно забрать документ. Это поможет избежать конфликтов и ответственности за утерю документов.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/uvolnenie/otpravka-trudovoy-knizhki

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.