Регламент заключения договоров на предприятии

Содержание

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Регламент заключения договоров на предприятии

На протяжении последних 15-20 лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности. Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы (приказы, служебные записки), резолюции. В связи с тем, что все эти согласуемые предметы охватываются понятием «документ», мы рассмотрим в целом систему согласования договоров и документов.

Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Немаловажное значение при построении системы согласования документов также имеет разработка порядка ведения реестра, учета и регистрации договоров. Функции учета и регистрации также следует выполнять с помощью автоматизированной системы учета и согласования договоров, так как данные функции, как правило, неразделимы и являются продолжением друг друга на любом предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом:

6 стадий договорной работы

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е. без использования средств электронного согласования, может быть сопряжен с рядом затруднений и неудобств:

  • Процесс согласования, и без того довольно-таки длительный, неоправданно затягивается, сроки согласования (подписания, визирования) нередко нарушаются.
  • Коллективная правка документов не всегда дает четкое понимание, кто из согласующих, когда и какие комментарии внес в договор.
  • Ответственный исполнитель должен все время вспоминать, у кого из согласующих находится договор. Кром этого, он вынужден отслеживать, у кого из них документ задержался больше положенного срока, чтобы оперативно реагировать на просрочки согласования.
  • Распределение договора по маршруту происходит в ручном режиме, путем «обхода» нужных ответственных сотрудников, назначение маршрутов при этом очень негибкое.
  • Документы (приложения к договору, проекты, подписанные документы) теряются в ходе согласования, учета замечаний и дополнений.
  • Коммуникации по договору не системны (и электронная почта, и телефон, и личное общение).
  • Процесс поиска договора в архиве может быть затруднен, если система регистрации и архивирования не регламентирована и не отлажена.
  • После подписания договора необходимо в ручном режиме осуществлять мониторинг их сроков действия, наступления определенных (отлагательных) условий

Именно с целью избавления от вышеперечисленных трудностей все большее число предприятий обоснованно переводят работу с договорами в электронную плоскость и выбирают для выполнения согласования и учета документов специализированные программные продукты. Такие программы могут быть как частью корпоративных систем электронного документооборота (такие как 1С Документооборот, DocsVision, Евфрат), так и самостоятельными решениями (например, система на 1С Респект: учет договоров).

Электронное согласование документов и договоров

Бесспорными преимуществами электронного согласования договоров являются:

  • Исключение потерь документов
  • Ускорение бизнес-процесса согласования
  • Минимизация издержек на поиск и согласование договора
  • Устранение человеческого фактора

Программа «Юрайт: Согласования и договоры» является удобным и современным решением для комплексной автоматизации договорной работы. Ее внедрение позволяет создать в организации полноценную электронную систему согласования договоров, которая позволит:

  1. Создавать и изменять карточки договора, фиксировать их основные условия:
  2. Гибко настроить маршруты параллельного, последовательного и смешанного прохождения договора в зависимости от их параметров (условий):
  3. Выполнять задачи по согласованию документов как в системе, так и через обычную электронную почту:
  4. Получать автоматические оповещения ответственному сотруднику о прогрессе согласования, включая случаи просрочки:
  5. Контролировать сроки действия договора, его подписание и прекращение (расторжение):
  6. Широко управлять процессом согласования, отправлять на доработку, запрашивать доп. информацию:
  7. Осуществлять строгий автоматический контроль вносимых в договор правок: даты, лица, содержания, с функцией сравнения различий в формате правки MS Word
  8. Формировать множество отчетов, включая реестр договоров и лист согласования.

Вас также могут заинтересовать:

Источник: https://you-right.ru/stati/soglasovanie-i-dogovory/sistema-i-reglament-soglasovaniya-dogovorov-i-dokumentov-v-organizacii

Регламент заключения договоров на предприятии

Регламент заключения договоров на предприятии

Окончательное решение по неурегулированным разногласиям в связи с рассмотрением любого договора принимает генеральный директор ООО «Приоритет» или лицо, уполномоченное им на подписание договора.

В случае необходимости по указанию генерального директора ООО «Приоритет» юридический отдел по спорному договору составляет протокол разногласий. 2.17.

Контроль за надлежащим исполнением заключенного договора осуществляет исполнитель, который в числе прочего отслеживает образование у контрагента перед компанией дебиторской задолженности с целью оперативной передачи информации о должниках в юридический отдел для проведения претензионно-исковой работы. 2.18. Юридический отдел самостоятельно разрабатывает формы типовых договоров с участием ООО «Приоритет» и передает их для использования в работе исполнителям только после предварительного согласия генерального директора ООО «Приоритет».

По усмотрению юридического отдела от контрагента может также запрашиваться справка или любой иной документ о том, что совершаемая контрагентом сделка для него и его органов управления не является крупной, а также такой, в совершении которой имеется заинтересованность. 6.5.

В каждом конкретном случае с учетом организационно-правовой формы контрагента, специфики его деятельности или иных подобных причин, а также при совершении ООО «Приоритет» сделок, которые подлежат согласованию с уполномоченными органами государственной власти России (например, приобретение активов, требующее согласования с антимонопольным органом), юридический отдел вправе запрашивать дополнительные документы, не охваченные прилагаемым перечнем.

Раздел III. Договорный процесс Подраздел 1. Цель, задачи и принципы осуществления договорной работы 1.1.

Положение о договорной работе на предприятии

Внимание Договоры хранятся [наименование структурного подразделения] в течение [указать срок] с момента окончания срока действия, после чего передаются на хранение в архив Предприятия. 4.6. Выдача копий и подлинников договоров осуществляется на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения Предприятия под расписку.

назад к оглавлению 5.1. Контроль за надлежащим исполнением договоров осуществляют те структурные подразделения Предприятия, которые участвовали в их заключении. 5.2.

Руководители структурных подразделений, обеспечивающих исполнение договоров, обязаны своевременно информировать руководителя Предприятия об обстоятельствах, препятствующих или затрудняющих исполнение договоров.

Полезный образец: положение о договорной работе

3.11. Исполнитель после получения всех необходимых виз направляет проект договора контрагенту для подписания и проставления печати. 3.12. Правовая экспертиза проектов договоров, которые поступают Предприятию от контрагентов, проводится [наименование структурного подразделения, осуществляющего правовое обеспечение предприятия].
3.13.

Положение о порядке ведения договорной работы

Пакет документов от контрагента – хозяйственного общества,государственного или муниципального унитарного предприятия (ГУП, МУП), а такженекоммерческой организации (некоммерческие партнерства, учреждения (частные и автономные), фонды, ассоциации, союзы и др.

) – Устав в последней редакции со всеми изменениями и дополнениями (все листы, включая последний, с отметкой налоговой инспекции о проведенной регистрации). – Свидетельство о государственной регистрации юридического лица либо о внесении сведений в Единый государственный реестр юридических лиц о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 года.

– Свидетельство о постановке юридического лица на учет в налоговом органе;информационное письмо из Госкомстата России о присвоенных юридическому лицу кодах статистики.

Бухгалтерия: договоры, обеспечивающие текущую финансовую и хозяйственную деятельность Организации (договоры банковского счета, кредитные соглашения, договоры займа, договоры купли — продажи канцелярских принадлежностей, оргтехники, мебели, ГСМ, аренды автомобилей для обеспечения деятельности сотрудников организации и т.д.).2.3. Договоры необходимые для установления правоотношений с контрагентами Организации заключаются в соответствии с типовыми формами договоров, утвержденными приказами по организации.2.4.

В случае отсутствия типовой формы договора, для оформления правоотношений в индивидуальном (нетипичном) случае, разрабатывается индивидуальный договор подразделением, к сфере ответственности которого относится указанный договор, совместно с юристом Организации (при его отсутствии – с заместителем директора).

Порядок заключения договоров на предприятии

До заключения договора с новым контрагентом, проводится проверка его надежности и платежеспособности:- факта государственной регистрации его в качестве юридического лица, индивидуального предпринимателя;- учредительных документов;- полномочия единоличного исполнительного органа;- финансового состояния и результатов финансово-хозяйственной деятельности;- деловая репутация организации, индивидуального предпринимателя;- деловая репутация руководителей организации;- отсутствие (наличие) процедуры банкротства, ликвидации в добровольном порядке;- наличие судебных споров, задолженности по платежам в бюджет, которые могут повлиять на исполнение обязательств перед ООО « »;2.11. Проверка по фактам и обстоятельствам, указанным в пункте 2.10.
Регламента проводится специалистом по безопасности по заявкам ответственных сотрудников структурных подразделений, инициирующих заключение договора.

Источник: http://fundsnet.ru/reglament-zaklyucheniya-dogovorov-na-predpriyatii/

Договорная работа

Регламент заключения договоров на предприятии

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности. Проводим экспертизу договоров.

Договорная работа, под которой понимается целый комплекс мероприятий, так или иначе, затрагивает все структурные звенья организации, предприятия и занимает значительное место в деятельности юриста. От ее правильной постановки зависит репутация компании в качестве надежного контрагента, прибыльность, риски привлечения к юридической ответственности.

Основные положения договорной работы

Деятельность любой организации связана с заключением и исполнением договоров. Они обеспечивают снабжение сырьем и деталями, продажу товаров и услуг. Каждый контракт или соглашение влекут за собой правовые последствия, в том числе негативные в случае нарушения условий одной из сторон. Это принудительное изъятие вещей, взыскание денежных сумм (возмещение убытков, неустойка).

Поэтому в серьезной компании всегда создается Положение о договорной работе в организации (предприятии). На практике получили распространение три основных модели, которые служат основой его составления.

  • Система визирования договоров

Проект соглашения, основные условия разрабатываются заинтересованным отделом, который инициирует заключение сделки. Далее документ передается на согласование другим лицам в соответствии с Положением о договорной работе в организации (предприятии).

По общему правилу, в список входят руководители подразделений, участвующие в исполнении контракта, юрисконсульт, первый руководитель. Ответственным за исполнение контракта в этом случае является инициатор, стоящий первым в списке.

Он организовывает исполнение договора, согласовывает его с контрагентами, контролирует исполнение.

Создание временных рабочих групп

Положение по договорной работе на предприятии может предусматривать оперативное формирование группы для обсуждения и согласования определенного контракта. В нее обычно входит руководитель отдела, который непосредственно будет исполнять его, и смежных подразделений. Фактически она выполняет техническую часть, о результатах докладывает ответственному лицу (юристу, директору).

  • Система делегирования полномочий

В этом случае основные положения договорной работы сводятся к тому, что некоторые отделы (их руководители) получают право на самостоятельное заключение соглашений по профилю своей деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Ведение договорной работы с использованием каждого из перечисленных механизмов имеет плюсы и минусы.

Так, группа может качественно решить поставленную задачу, но при условии, что сотрудники разных отделов способны на конструктивный диалог. Визирование — самый распространенный метод, но занимает много времени.

Преимущества делегирования — оперативность, недостаток — трудность разрешения нетипичной ситуации, и опасность превышения полномочий.

Специфика сферы деятельности компании

В зависимости от конкретной сферы деятельности, договорная деятельность организации (предприятия) может быть построена разным образом. Если заключается большое количество контрактов на регулярной основе, обычно создается договорной отдел. Там осуществляется их учет, регистрация, хранение, его специалисты координируют действия всех других подразделений.

Если предприятие занимается производством и сбытом продукции, то ведение договорной работы часто возлагается на отдел сбыта, который занимается договорами поставки, оптовой купли–продажи, закупками сырья и т.д. В рекламной компании составлением контрактов на предоставление услуг часто занимается отдел маркетинга, в организациях по предоставлению услуг — отдел по работе с потребителями.

Если бизнес построен на недвижимости, часто создается отдел по управлению недвижимыми объектами (имуществом). На его сотрудников возлагается договорная деятельность организации по заключению соглашений с арендаторами, вопросы капитального ремонта, взаимодействия с пожарными и санитарными службами.

Положение о договорной работе в организации (предприятии)

Как правило, порядок взаимодействия отделов, специалистов, юрисконсульта прописывается в локальном нормативном акте — Регламенте ведения договорной работы в организации, или в Положении. Документ содержит основные ключевые моменты, и утверждается первым руководителем.

Помимо четко определенного механизма взаимодействия между отделами, установленного порядка визирования договоров, Положение о порядке ведения договорной работы должно отражать следующие основные этапы:

  1. порядок ведения преддоговорной подготовки;
  2. составление проектов, согласование условий с контрагентами, заключение предварительных соглашений;
  3. проведение экспертизы проекта (антикоррупционная, правовая) в совокупности с анализом аукционной, конкурсной и другой документации;
  4. порядок заключение договора, составления протокола разногласий;
  5. процедуру контроля над исполнением контрактов и соглашений;
  6. порядок проведения претензионной, исковой работы;
  7. оказание консультативной помощи при исполнении обязательств.

Кроме того, положение о договорной работе в организации (предприятии) может регламентировать технические элементы: инструменты моделирования (типовые образцы), средства фиксации, передачи информации (почтовый, электронный документооборот).

Важно! Правоприменительная судебная практика показывает, что если руководитель подписывает контракт, при отсутствии всех требующихся согласований (приписанных в Положении об организации договорной работы на предприятии), он впоследствии несет полную ответственность за нанесенные убытки. Добросовестность его действий ставится судом под сомнение.

Порядок заключения коммерческих договоров

Положение по договорной работе на предприятии устанавливает процедуру заключения контрактов. Наиболее распространенные способы:

  • проведение переговоров — все условия согласовываются в процессе обсуждения;
  • обмен офертой и акцептом — отсылка конкретно поименованному адресату предложения о заключении сделки с описанием условий; он может не отвечать на него, ответить полным согласием, выслать протокол разногласий;
  • запрос предложений (котировок) — в первом случае все желающие высылают заинтересованному лицу свои предложения, и он выбирает лучшее; во втором — отбор ведется только по цене;
  • обмен проформами — каждая сторона разрабатывает свои условия, и отсылает их контрагенту, в итоге утверждаются совпадающие позиции.

В Положении о договорной работе в организации (предприятии) желательно четко прописать ответственных за проведение переговоров. Обычно в них участвуют непосредственные исполнители и юрист. Это помогает соблюсти баланс между чрезмерно осторожным подходом (избеганием рисков) и коммерческой выгодой.

Положение о договорной работе в бюджетном учреждении

Источник: https://kraynev.ru/press-centr/publikacii/dogovornaya-rabota/

Регламент согласования договоров в организации образец 2019 года

Регламент заключения договоров на предприятии

Зачем нужен лист согласования Лист согласования в таких случаях – документ незаменимый.

Представитель каждого отдела, куда договор поступает на согласование, ставит в нем свои замечания и предложения, которые отвечают требованиям предприятия в том или ином вопросе договорной политики фирмы.

Все эти отметки направлены на то, чтобы учесть интересы организации и минимизировать ее риски. Таким образом, в дальнейшем лист позволяет избежать различных проблем и недоразумений, являясь своего рода «охранной грамотой».

Данный документ может быть: Порядок заполнения листа согласования При поступлении к контрагенту договор проходит все необходимые ступени служебной лестницы, причем как в горизонтальном, так и в вертикальном направлении. руководитель структурного подразделения, которого договор касается напрямую, юрисконсульт представитель отдела бухгалтерии сотрудник службы безопасности заместитель директора и т.

Положение о договорной работе компании

.

Образец Заполненный образец генеральным директором ООО «Приоритет» (приказ от 13 мая 2013 г.

№ 2) о договорной работе ООО «Приоритет» Настоящее Положение определяет требования к форме и содержанию пакета документов, запрашиваемых от контрагентов ООО «Приоритет» для заключения с ними договоров, а также процедуру согласования и рассмотрения договоров структурными подразделениями ООО «Приоритет».

Договор – сам текст договора, а также все относящиеся к нему соглашения, приложения, спецификации и т. п. Контрагент – юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, а также иностранные участники делового оборота, с которыми заключается договор.

Структурное подразделение – управление, служба, отдел ООО «Приоритет», к ведению которых относится разрешение определенных служебных задач.

Раздел II.

Порядок согласования и подписание договора

ПОРЯДОК СОГЛАСОВАНИЯ И ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА Для всех структурных подразделений (специалистов), устанавливается следующий порядок согласования договоров: – проект договора предварительно согласовывается исполнителем со структурным подразделением (специалистом) по принадлежности предмета договора; – проект договора представляется ведущему товароведу.

Для подписания договора исполнителю необходимо получить визы всех должностных лиц, в соответствии с их компетенцией, в нижеследующем порядке, при этом обязательными подразделениями и лицами, согласующими договор, являются: – структурные подразделения по принадлежности к предмету договора; 3.4.

Проект договора, разработанный соответствующим структурным подразделением (специалистом) и возвращенный контрагентом с протоколом разногласий, должен быть рассмотрен совместно с соответствующим подразделением (специалистом) в течение 3-х рабочих дней.

3.5.

Как внедрение СЭД повлияло на пересмотр регламентов согласования договоров

На одном из проектов внедрения возникла ситуация: в компании утвердили положение по инициации, согласованию и утверждению договоров. Тут же было принято решение автоматизировать процесс согласно новому регламенту с помощью системы DIRECTUM. Владельцы бизнес-процесса за счет автоматизации хотели исключить случаи нарушения регламента и ускорить сроки заключения договорных документов.

Рядовые сотрудники видели плюсы в том, что после автоматизации не надо будет ходить с бумагой по всем согласующим.

Договорная работа

Юридическая компания «Крайнев, Корчуганова и партнеры» поможет составить Регламент ведения договорной работы в организации с учетом сферы деятельности.

Чаще все они используют типовые формы, проверенные и согласованные с юристом.

Такие схемы распространены в компаниях, где подписывается множество однотипных соглашений с клиентами — физическими лицами.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

Указанные возможности реализованы в программе:

  1. Контроль сроков договора
  2. Договоры не теряются
  3. Реестры и отчеты по договорам
  4. Своевременность согласований
  5. Учет всех версий договоров

Роль и значение системы согласования документов и договоров в организации Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации. Регламент, или положение о договорной работе, является основополагающим локально-распорядительным документом, регулирующим область договорной работы на предприятии.

Таким образом, укрупненно процесс договорной работы может быть разделен на несколько стадий работы, среди которых согласование является, бесспорно, системообразующим элементом: 6 стадий договорной работы

  1. Подготовка (составление) проекта
  2. Изменение/дополнение
  3. Подписание договора
  4. Исполнение договора
  5. Расторжение/прекращение/истечение договора
  6. Согласование договора

На практике процесс договорной работы, которая осуществляется традиционным способом, т.е.

Регламент согласования договоров в организации образец

Юридическая фирма Двитекс разработает регламент согласования договоров в организации, а также предоставит.

ООО Наименование организации, именуемое в дальнейшем Заказчик, в лице генерального директора. Такие ситуации, как правило, возникают, когда сотрудники организации, ответственные за подписание соглашений. Договор реализации товара скачать образец.

В дальнейшем именуемая Сторона 1, вместе с [Название организации, в дальнейшем именуемой Сторона 2, заключили настоящий договор о нижеследующем. Официальный сайт Российской Федерации для размещения информации о размещении заказов. Положение о порядке заключения и исполнения договоров.

Настоящего Договора, в свою очередь. В банк для согласования и дальнейшего составления.

Источник: http://pravo-38.ru/reglament-soglasovanija-dogovorov-v-organizacii-obrazec-2018-goda-76633/

Регламент договорной работы

Регламент заключения договоров на предприятии

На рассвете бизнеса многим кажется, что эта бумажная канитель – пережиток прошлого. По мере того, как растет количество клиентов и заказов, становится очевидно: надо что-то делать. Это «что-то» – положение о договорной работе и безукоризненное его соблюдение. 

СТОИМОСТЬ СОПРОВОЖДЕНИЯ СДЕЛКИ

Зачем нужен такой документ? И кто его должен делать?

Если вкратце, то на его основе строится вся договорная и претензионная работа. И именно поэтому его составление необходимо поручить юристу. Пусть это будет ваш штатный юрист или привлеченный эксперт, но не поддавайтесь соблазну использовать типовые формы.

Типовые документы – зло. Единственное, с чем можно смириться (и то с оговорками) – это типовые контракты, разработанные именно вашими юристами (или нами – специально для вас). При таком варианте вы будете в заведомо более выгодном положении (ведь не исключено, что ваши контрагенты не захотят «возиться» и подпишут договор на ваших условиях).

Далее приводится нечто вроде пораздельного чек-листа, который позволит оценить, отвечает ли разработанный для вас регламент договорной работы необходимому минимуму. 

СОСТАВЛЕНИЕ ДОГОВОРА ПОСТАВКИ

Раздел первый, «общий»

В нем традиционно расписываются общие моменты. Не так важны вводные формулировки, сколько четкие указания относительно того, что: 

  • регламент регулирует порядок и особенности договорной работы;что есть договор, а что – дополнительное соглашение;
  • применение типовых форм допускается в случае, когда таковые уже утверждены;
  • подготовка проекта договора (в отсутствие типовой формы) занимает столько-то времени (как правило, от трех до пяти, зависит от объема, сложности, степени согласованности) с такой-то даты (которой, как правило, является день, когда представлены все необходимые сведения).

Раздел второй: проект и визирование

Обязательно включаем в этот раздел правило о регистрации проекта перед представлением на визирование, иначе начнется путаница со сроками.

Стоит урегулировать вопрос с назначением уполномоченных проставлять визу и то, что их списки утверждаются главами соответствующих отделов (подразделений).

Во избежание утраты листов и споров о том, кто виноват, целесообразно закрепить золотое правило: кто представляет, тот и прошивает.   

На практике, в зависимости от масштабов организации (и количества отделов) наиболее часто применяется следующий порядок визирования проектов:

  • лицо, инициирующее заключение договора;
  • его руководитель;
  • бухгалтерия (не обязательно, если применяем уже утвержденную собственную типовую форму);
  • юристы.

Существенно экономит время правило о том, что типовой договор отправляется на визирование после подписания второй стороной (контрагентом), а типовой договор, составленный контрагентом, – до этого момента. Целесообразно закрепить разумные сроки рассмотрения, а также возможные поводы для продления (нужна дополнительная документация, перевод с/на иностранный язык и т.п.). 

ВЕДЕНИЕ ДОГОВОРНОЙ РАБОТЫ

Раздел третий, о необходимых приложениях

В него надо включать все бумаги (заверенные копии), которые должны представляться контрагентами – как фирмами (и юрлицами вообще), так и ИП.

Необходимый минимум для фирм:

  • свидетельство о госрегистрации;
  • свидетельство ИНН (о постановке на налоговых учет);
  • устав;
  • документация в подтверждение полномочий руководителя;

Для предпринимателей список скромнее: свидетельство о регистрации, о постановке на налоговый учет, паспорт с регистрацией, если применимо – доверенность плюс разрешительные документы.

Внимание: право затребовать представление дополнительных бумаг должно быть, но оговорите, что требование должно быть аргументированным (если угодно, мотивированным). Иначе можно породить корень всех зол – бесконечное «ожидание информации». 

ДОГОВОР АБОНЕНТСКОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

Здесь расписываем, кто из согласующих за что отвечает. Скажем, инициатор и его руководитель:  

  • за выгодность условий сделки для фирмы;
  • за наличие у контрагента необходимых разрешений, лицензий и т.п.;
  • за корректное заполнение всех разделов и полей;
  • за правильность реквизитов и т.п.

Бухгалтерия берет на себя анализ реквизитов, рисков с точки зрения налогового и бухгалтерского правового регулирования, порядка представления необходимых счетов, актов и иных аналогичных документов. 

Венчает все проверка юротделом, который в итоге отвечает практически за все:

  • соответствие проекта закону;
  • наличие в проекте всех необходимых условий;
  • полномочия лиц, ставящих подписи;
  • наличие лицензий и прочей разрешительной документации,

а на выходе проводит обобщение всех сделанных до него замечаний и или редактирует проект, или составляет доп соглашение, или вообще разрабатывает новый.

Пожалуй, имеет смысл тут же оговорить, где проставляются визы и где делаются отметки о замечаниях (чтобы избежать ссылок на то, что кто-то что-то не заметил). 

ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ

Разделы пятый и шестой. Подписание и хранение

Формируя этот раздел, следует ориентироваться на сложившуюся в вашей организации систему делопроизводства. Но в любом случае хорошо бы оговорить право главы фирмы подписать договор без учета замечаний, но с условием, что за последствия отвечает он – этот вариант будет на пользу как главе, так и фирме.

В этом разделе закрепляем сроки сдачи на хранение как бумажных, так и электронных копий, ответственность за несвоевременную передачу на хранение. судьбу отклоненных проектов, порядок выдачи договора и основания для такой выдачи. 

Таковыми могут быть, например:

  • возникшая необходимость сделать копию и удостоверить ее нотариально;
  • предъявить в судебный процесс;
  • представить в банк и т.п.

Порядок выдачи – стандартный: под роспись по письменной просьбе главы того или иного отдела. 

ДОГОВОР ОКАЗАНИЯ УСЛУГ МЕЖДУ ЮРИДИЧЕСКИМИ ЛИЦАМИ

Раздел седьмой и восьмой. Контроль и ответственность

Обеспечение исполнения договора – сфера ответственности инициатора заключения и его начальника. Именно они в случае возникновения необходимости должны ставить вопрос об изменении, дополнении, расторжении договора.

Но если поводом для таких мероприятий становится, скажем, изменение нормативно-правового регулирования, судебной практики, новые требования контролеров и т.п., то тут уже с инициативой должны выступать и все прочие – юристы, бухгалтеры, главы отделов, в пределах своих компетенций.

Ответственность за нарушение положения наступает как дисциплинарная, так и, если пренебрежение им стало причиной имущественного вреда – к материальной ответственности, что и необходимо указать в последнем разделе.

Источник: https://rosco.su/press/reglament-dogovornoy-raboty/

Как подготовить регламент договорной работы

Регламент заключения договоров на предприятии

В регламент (положение) о договорной работе включают единые правила подготовки и заключения контрактов, отражающие зоны ответственности структурных подразделений и обеспечивающие координацию их действий на каждом этапе движения договора. Это может быть единый документ или несколько связанных между собой локально-нормативных актов, регулирующих отдельные этапы (например, положение о претензионно-исковой работе, порядок проверки контрагентов и т. д.).

Регламент и иные документы утверждают приказом генерального директора, а кроме того, с ними в обязательном порядке следует ознакомить сотрудников.

Из каких разделов формируют регламент договорной работы

Структура и содержание регламента договорной работы может быть различной. Как правило, в него могут быть включены следующие разделы:

Что включить в порядок проверки контрагентов

В регламенте договорной работы рекомендуется отразить порядок проверки контрагентов и формирования досье на каждого из них.

В этом порядке стоит указать как обязательное условие требование запрашивать у новых контрагентов (покупателей или продавцов) заверенные копии определенных документов компании (например, выписки из ЕГРЮЛ на текущую дату, устава, свидетельств о постановке на учет и т. д.). Из этих документов и будет сформировано досье на каждого партнера компании.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«В отношении контрагента, с которым общество впервые вступает в договорные отношения, исполнитель формирует досье контрагента, включающее:

  • копию выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), сформированной не позднее одного календарного месяца;
  • копию устава, решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора; копию доверенности (если договор подписывает не генеральный директор);
  • копии свидетельств о постановке на учет в налоговом органе и государственной регистрации;
  • сведения об учредителях общества;
  • копии лицензий, если вид деятельности организации подлежит лицензированию;
  • бухгалтерскую отчетность за отчетный период текущего года (формы 1, 2), по итогам прошедшего года (формы 1, 2, 3, 4, 5);
  • декларацию (отчет) за предыдущий год и банковскую справку о движении денежных средств по расчетному счету за последний квартал (для предприятий, использующих УСН, и индивидуальных предпринимателей);
  • письменное согласие на предоставление персональных данных, копии паспорта (для индивидуальных предпринимателей);

Что указать в порядке подготовки проекта договора

В регламенте договорной работы необходимо отразить порядок подготовки проектов договоров. А именно вписать в регулирующий документ отделы (подразделения), ответственные за разработку проектов договоров.

А также в качестве обязанности этих подразделений указать контроль за их исполнением договоров исходя из сферы полномочий последних и предмета заключаемого контракта.

Как правило, это структурные подразделения компании – инициаторы договора.

В регламент необходимо вписать, что такое подразделение-инициатор обязано разрабатывать первоначальный проект контракта самостоятельно либо используя вариант договора, полученного от контрагента.

Нелишним будет включить в этот порядок обязательное условие об использовании типовых шаблонов основных заключаемых договоров, прошедших проверку юридическим департаментом.

Кроме того, в регламенте можно учесть необходимость размещения этих шаблонов во внутренней локальной сети с обеспечением к ним открытого доступа сотрудникам структурных подразделений.

Также стоит в этом порядке упомянуть, что для подготовки нестандартного сложного договора, для которого в компании или у контрагента нет готового шаблона, подразделение-инициатор должно обращаться непосредственно в юридический департамент.

Кроме того, в регламенте можно указать, что подразделение-инициатор должно готовить письменное обоснование заключения договора. А типовую форму такого обоснования сделать приложением к регламенту.

Например, в него можно включить краткую характеристику договора (наименование сторон, предмет договора, необходимость заключения), цену договора и расчет цены, статью бюджета.

Наличие этого обоснования поможет согласующим подразделениям быстро вникнуть в суть планируемого контракта, что обеспечит сокращение сроков согласования. Также к проекту договора стоит приложить лист согласования.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Проект договора готовится одним из следующих способов:

2. В процессе осуществления договорной работы Инициатор договора обязан исходить из экономической целесообразности заключения договора и нести ответственность за своевременность и полноту действий, осуществляемых им в рамках договорной работы, а также за материальные последствия заключения договора.

3. На стадии подготовки договора Инициатором договора составляется справка – обоснование заключения договора (далее – ОЗД) о целесообразности его заключения для общества. ОЗД подписывается руководителем (заместителем) Инициатора договора, прикладывается к проекту договора.

4.

В ОЗД дается обоснование целесообразности заключения договора, необходимости закупки (поставки) продукции, выполнения работ, оказания услуг, указываются объемы (количество) и сумма по договору, условия расчетов (процент предоплаты, сроки), а также реквизиты контрагента: юридический и почтовый адреса, название организации, Ф. И. О. руководителя, телефоны, наличие свидетельств о регистрации, в том числе в налоговом органе, расчетный счет, наименование банка и другие сведения, имеющие значение для заключения договора. В случае если проводились конкурентные процедуры, к ОЗД прилагается копия протокола закупочной комиссии».

Как описать процедуру согласования договора в регламенте договорной работы

Неотъемлемая часть регламента договорной работы – раздел, отражающий процедуру согласования договоров. В нем указывают структурные подразделения компании, участвующие в этом процессе, а кроме того уточняют каким образом между ними распределены сферы ответственности. В их число необходимо вписать финансовый департамент, бухгалтерию и юридический отдел.

К примеру, в составе обязанностей бухгалтерии необходимо указать проверку договора с точки зрения принятия к бухгалтерскому и налоговому учету, а также анализ налоговых рисков.

А для финансового департамента – оценку экономической целесообразности сделки, рентабельности, условий оплаты, проверку соответствия бюджету компании и полномочиям ЦФО.

В качестве обязанностей юридического отдела стоит указать оценку правомочности контрагента, анализ условий контракта на предмет защиты интересов компании.

Кроме того, в регламенте важно отразить сроки согласования и порядок взаимодействия участников процесса. К примеру, указать, что согласование должно проходить в электронном виде, по почте либо с использованием электронного документооборота.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

«1. Подготовленный и надлежащим образом оформленный проект договора до его подписания подлежит обязательному согласованию путем визирования структурными подразделениями Общества на листе согласования.

2. Завизированный ответственным лицом лист согласования с проектом договора и обоснование заключения договора направляются на рассмотрение и визирование в структурные подразделения Общества.

3. Визирование проектов договоров каждым структурным подразделением должно осуществляться в минимальные сроки, но в любом случае не более одного рабочего дня (8 часов), для сложных и договоров большого объема – не более двух рабочих дней (16 часов).

4.

При наличии замечаний визирующее подразделение должно сделать об этом отметку на листе согласования, изложить замечания на отдельном листе в форме (формулировке), позволяющей их учесть, приложить к проекту договора.

5. После устранения замечаний исполнитель обязан вновь получить визу структурного подразделения, сделавшего замечание. В случае несогласия исполнителя с замечанием, решение об исключении его принимает лицо, уполномоченное заключать договоры от имени Общества.»

Что отразить в порядке учета и хранения договоров регламента договорной работы

В регламенте договорной работы целесообразно отразить порядок учета и хранения договоров. А также указать ответственного за ведение реестра договоров с момента их согласования и подписания. Это необходимо для своевременного отслеживания истечения сроков и подготовки дополнительных соглашений о пролонгации контрактов.

Данила Актянов , внутренний аудитор дивизиона «Наука и инновации» госкорпорации «Росатом», член Международного института внутренних аудиторов

1. Согласованный проект договора вместе с листом согласований, а также обоснование заключения договора в установленном порядке передается исполнителем на подписание лицу, уполномоченному заключать договоры от имени Общества.

2. Подписанный уполномоченным лицом от имени Общества договор возвращается исполнителю.

3. Подписанный сторонами оригинал договора с листом согласования и также обоснование заключения договора не позднее двух рабочих дней после подписания представляются исполнителем в юридический департамент для регистрации, которая производится путем присвоения договору номера и внесения сведений о нем в реестр договоров.

4.

Реестр договоров содержит регистрационный номер договора, дату составления (подписания) договора, название (предмет) договора, наименования сторон договора, информацию об окончании срока действия договора, об исполнителе, о приложениях к договору.

5. Подлинник заключенного Обществом договора вместе с листом согласования и также обоснование заключения договора хранятся в юридическом департаменте.

Что включить в порядок контроля договорной деятельности в регламенте договорной работы

В регламенте договорной работы в составе обязанностей подразделений-инициаторов стоит указать контроль исполнения уже заключенного договора. Эту же обязанность стоит отразить и в положении о структурном подразделении, а также в трудовых договорах и должностных инструкциях сотрудников, отвечающих за сопровождение контрактов и взаимодействие с контрагентами.

Кроме того, в регламенте необходимо уточнить критерии, при наступлении которых сотрудники подразделения-инициатора обязаны поставить в известность юридический департамент и финансовую службу (например, просрочка исполнения обязательства и возникновение дебиторской задолженности, изменение местонахождения контрагента).

Дополнительно в регламент можно включить и процедуру выборочного контроля за исполнением договора со стороны юридического подразделения. Например, исходя из суммы договора, сложности сделки и т. п.

Источник: https://fd.ru/recommend/2420-kak-podgotovit-reglament-dogovornoy-raboty

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.